Carte bancaire professionnelle : guide pour les DAF

La fuite de trésorerie constitue malheureusement un point de douleur et de vigilance majeur auquel toute entreprise doit faire face. Quel que soit le soin avec lequel votre service recrutement contrôle les nouveaux collaborateurs, la menace d’une utilisation abusive des cartes de crédit s’avère réelle. C’est le cas surtout quand les vérifications appropriées font défaut. 

Dans le même temps, les processus de contrôle et d’approbation des dépenses sont énergivores. Ils empêchent les contrôleurs de gestion de se consacrer à leurs missions essentielles. C’est là que les cartes pour dépenses professionnelles entrent en jeu. Les capacités de ces moyens de paiement pour entreprise disponibles sur le marché vont bien au-delà de ce que vous pouvez attendre. 

Aujourd’hui, des contrôles approfondis, l’automatisation et même des fonctionnalités alimentées par l’IA aident les sociétés à croissance rapide à prévenir l’usage abusif de dépenses. Surtout, la carte bancaire professionnelle peut jouer un rôle central dans vos actions stratégiques. Elle favorise la responsabilisation des collaborateurs et la transparence à l’échelle de l’entreprise. 

Carte bancaire professionnelle : un outil de transparence et de responsabilisation des collaborateurs

Qu’est-ce qu’une carte de paiement professionnelle et en quoi est-ce un outil spécifique ? Comment pouvez-vous utiliser ce type de carte et en faire une solution de renforcement de la culture d’entreprise ?

Les limites des cartes bancaires classiques

Les cartes de crédit traditionnelles, Visa ou Mastercard, sont simples à mettre en place et à utiliser. Vous les obtenez auprès du service entreprise de votre banque ou d’un organisme connu en fourniture de carte bancaire professionnelle comme American Express. Dans ce cas, seuls le PDG, le directeur financier, le responsable de service voire 1 ou 2 autres personnes de la direction détiennent une carte d’entreprise.

Ce qui finit par arriver, c’est que quelques cartes bancaires au nom du PDG ou du DAF circulent entre plusieurs employés qui les utilisent ponctuellement. C’est difficile d’évaluer le crédit disponible lorsque des achats importants sont prévus. Les notes de frais entraînent alors une véritable chasse au gaspi. Quant au processus de responsabilisation et de délégation, il devient obscur. Vous n’avez pas l’assurance avec ce système non évolutif de bien surveiller vos frais professionnels. De plus, lorsque les équipes ou les collaborateurs n’ont pas un accès direct aux fonds quand ils en ont besoin, ils manquent d’efficacité dans leur travail. 

La carte bancaire professionnelle : des paiements agiles pour tous les collaborateurs

Les dirigeants de l’entreprise et les directeurs financiers doivent abandonner la méthode traditionnelle de carte de crédit. Lorsque votre équipe commence à prendre de l’ampleur, mieux vaut adopter une solution qui aide les collaborateurs à réaliser ce pour quoi vous les avez engagés, sans entamer votre sérénité. 

Atouts des cartes bancaires d’entreprise nominatives

La carte de paiement professionnelle devient le meilleur ami du directeur financier. Elle aide la surveillance et le contrôle des dépenses sans compromettre la convivialité pour les salariés qui l’utilisent. Ce type de carte constitue un mode de règlement des dépenses pour les collaborateurs qui engagent des frais pour la société. Il permet aussi aux responsables des lignes budgétaires d’exercer un contrôle strict des montants dépensés. 

Cela résout 2 problèmes clés pour les chefs d’entreprise : 

1. Facilité d’utilisation pour les dépenses approuvées. Les cartes de paiement offrent la possibilité aux employés d’accéder à la trésorerie nécessaire pour réaliser leurs missions essentielles dans l’entreprise. Ces systèmes évitent aux salariés d’avancer leur propre argent, puis de demander un remboursement par une note de frais. Ils remplacent la vieille méthode qui consiste à faire circuler 2 ou 3 cartes de crédit enregistrées au nom des dirigeants ou de responsables de services. 
2. Supervision globale et contrôle granulaire. À la différence des cartes business traditionnelles, les gestionnaires de lignes budgétaires s’appuient sur l’application qui pilote les cartes de paiement. Ils y paramètrent des règles précises en matière de dépenses autorisées. Il peut s’agir de procédures destinées à l’ensemble de l’entreprise ou de plafonds définis par service, équipe ou collaborateur. 

Lorsque l’entreprise se développe rapidement, ces cartes de paiement pour dépenses professionnelles permettent d’éviter les risques liés à un accès trop large des ressources financières de la société. 

Les innovations apportées par les applications qui gèrent ces cartes réduisent le temps nécessaire : 

• au traitement des autorisations pour les notes de frais ;
• à la vérification de l’utilisation effective des fonds ;
• au rapprochement des budgets et des dépenses réalisées par activité, centre de coût, service, etc.

Pour toutes ces raisons, les cartes de paiement participent à la transformation des entreprises. Les équipes, plus agiles, en récoltent les fruits. 

Les types de cartes bancaires professionnelles pour vos collaborateurs 

Si vous envisagez d’adopter un système de gestion des frais professionnels pour votre organisation, sachez qu’il existe 3 catégories de cartes de paiement prévues pour les salariés en entreprise :

• les cartes de paiement prépayées ;
• les cartes de débit ;
• les cartes de crédit. 

Quel type de carte sera adapté à quel business ? Quels sont les avantages et les inconvénients de chacune ? Passons en revue chaque solution qui s’offre à vous.

Comment fonctionnent les cartes bancaires prépayées pour collaborateurs en entreprise ?

C’est la première catégorie de cartes bancaires professionnelles. Voici ses caractéristiques.

Fonctionnement général de la carte bancaire professionnelle prépayée

Une carte de paiement prépayée opère exactement comme son nom l’indique. Les directeurs financiers et les responsables de budgets déterminent et chargent le montant du plafond autorisé pour chaque carte de paiement. Ensuite, chaque salarié utilise la carte qui lui a été attribuée pour effectuer les achats approuvés. Un logiciel assure la supervision, l’audit et le rapprochement des données. 

Avantages des cartes bancaires prépayées 

À mesure que les entreprises se développent et grandissent, la responsabilité et la transparence doivent devenir des priorités essentielles pour la mission des collaborateurs. Les dirigeants et CFO doivent s’efforcer d’intégrer ces valeurs à des pratiques standards afin de permettre au business de progresser. Si vous y parvenez, vous pouvez vous attendre à augmenter votre valeur, votre crédibilité et votre rigueur sur le plan fiscal.

Les cartes de dépenses prépayées autorisent à implémenter des outils et processus de responsabilisation et de transparence au sein de l’entreprise. Les directeurs financiers et les responsables de business units collaborent afin de prépayer le montant exact que chaque salarié peut dépenser. Souvent, vous pouvez déterminer cette somme par département, équipe voire type de poste occupé.

Si vous savez précisément combien chaque équipe va dépenser, la méthode du prépaiement introduit de la précision dans le processus. C’est difficile à réaliser avec d’autres types de cartes de paiement. Vous réduisez la fraude et bénéficiez d’une transparence totale des budgets disponibles par utilisateur et par service. Enfin, ce type de carte bancaire professionnelle accroît la responsabilité afin de respecter les limites budgétaires. 

Inconvénients des cartes bancaires prépayées 

Si les cartes prépayées contribuent à réduire le risque de fraude, elles rendent les imprévus difficiles à gérer. Ainsi, ce système de paiement des dépenses professionnelles conduit à des goulots d’étranglement si les salariés doivent dépenser plus que le montant chargé sur la carte. Si vous estimez que cette situation peut se produire fréquemment, ce type de carte corporate ne constitue pas la meilleure solution. 

Cas d’utilisation des cartes de débit pour dépenses professionnelles

Les cartes de débit pour salariés servent surtout aux équipes terrain qui ont besoin d’un accès régulier à du cash. Elles permettent aussi de payer en ligne. 

Fonctionnement des cartes de débit pour collaborateurs

Ce sont des cartes bancaires traditionnelles dans la mesure où les fonds dépensés se déduisent immédiatement du compte de l’entreprise. Il n’existe pas de différé contrairement à la carte de crédit. 

Fournir ce type de carte semble risqué. Vous avez besoin d’un système de traçabilité correct sans toutefois entraîner de casse-tête administratif pour les utilisateurs de ces cartes comme pour les responsables des lignes budgétaires.

Si la responsabilisation constitue une valeur prioritaire, vous devez avoir l’assurance que le dispositif permet au collaborateur de respecter les règles selon la délégation définie. Vous devez choisir une carte avec débit immédiat et un fournisseur de gestion des dépenses pour vos équipes sur le terrain ? Assurez-vous qu’ils disposent bien d’une application mobile pour suivre les dépenses réalisées au fil de l’eau sans différé. 

Avantages des cartes de débit pour salariés

Associés à un logiciel de gestion des dépenses, les achats par carte de débit ou par retrait d’espèces avec délégation et responsabilisation deviennent possibles. L’attribution d’une carte de débit par employé sur le terrain permet de retracer les transactions nominativement.

Les directeurs financiers peuvent prendre des mesures proactives supplémentaires, comme la fixation de limites en montant et en fréquence des retraits d’espèces. Les contrôleurs budgétaires peuvent donner aux utilisateurs de ces cartes les moyens de bien réaliser leur travail, sachant qu’ils leur font alors confiance pour opérer correctement.

Inconvénients des cartes de débit pour un usage professionnel

Les cartes de débit ne représentent pas un mode de paiement idéal pour les collaborateurs dont l’activité demande de réserver des hôtels et des voitures de location. En effet, ces fournisseurs exigent généralement de leurs clients un dépôt de garantie qui peut atteindre des centaines ou des milliers d’euros. Les cartes de crédit sont mieux adaptées à ces cas d’utilisation. 

Meilleures pratiques pour les cartes de crédit des salariés

Les cartes de crédit restent le type de carte de paiement le plus courant pour les collaborateurs amenés à réaliser des dépenses professionnelles.

Modalités de fonctionnement des cartes de crédit professionnelles

La méthode traditionnelle pour obtenir ces cartes consiste à contracter une ligne de crédit auprès d’un émetteur puis à distribuer des cartes de crédit individuelles avec des plafonds aux collaborateurs de l’entreprise. Pour une approche plus moderne, utilisez un système de gestion de dépenses professionnelles. Il émet des cartes de crédit virtuelles et physiques. Il centralise les achats et les reçus. Il établit les rapprochements et comporte des reportings, le tout sur la même plateforme en ligne.

Avantages des cartes de crédit pour employés

Les cartes de crédit constituent probablement la solution de gestion des paiements la plus souple et la plus conviviale. Elles permettent aux salariés d’effectuer des achats professionnels et de voyager en France ou à l’étranger, sans se soucier d’avancer d’argent personnellement. Certains fournisseurs émettent à la fois des cartes de crédit virtuelles et physiques, ce qui convient à de nombreux cas d’utilisation.

Désavantages des cartes de crédit d’entreprise

En l’absence de synchronisation des limites de crédit et des montants du budget approuvé, il s’avère difficile d’empêcher les salariés de trop dépenser. Vous contournez cet inconvénient en mettant en place d’autres vérifications qui créent de la transparence pour les directeurs financiers et les contrôleurs budgétaires.

Cartes de dépenses virtuelles pour les employés : le jeu en vaut-il la chandelle ?

Une fausse idée court concernant les cartes bancaires professionnelles, c’est la nécessité de disposer de cartes physiques. Aujourd’hui, les principaux fournisseurs de services de gestion des paiements proposent des cartes bancaires virtuelles. Elles sont pratiques, efficaces et sûres. 

Voici pourquoi ce type de carte constitue la meilleure solution pour les entreprises en croissance : 

• La carte virtuelle se conserve plus facilement en toute sécurité. Vous ne perdez plus vos cartes de paiement. Vous n’attendez plus de recevoir par courrier postal les cartes physiques de remplacement. Vous réduisez les charges administratives pour les équipes financières. 
• La carte virtuelle s’active et se désactive facilement. En quelques clics, les directeurs financiers la résilient en cas d’utilisation abusive, de fraude, de démission ou licenciement d’un salarié.
• La carte virtuelle présente de la souplesse. Les utilisateurs peuvent l’enregistrer dans un portefeuille électronique pour des achats physiques. Cette fonction se veut pratique pour les collaborateurs qui voyagent et bénéficient d’un téléphone portable payé par l’entreprise. 

En bref, si vous ne mettez pas en place un système de cartes de dépenses virtuelles pour votre société, vous risquez d’atteindre rapidement les limites des cartes bancaires physiques. 

Comment choisir la meilleure solution de carte bancaire professionnelle ?

Faut-il donner aux collaborateurs la liberté d’agir ou garder un contrôle total sur les dépenses ? C’est le dilemme classique auquel sont confrontés les dirigeants et CFO au moment de choisir une solution de gestion des paiements comme une carte business.

Aujourd’hui, vous pouvez atteindre les deux objectifs en même temps. Mais pour y parvenir, la direction de l’entreprise doit explorer d’autres solutions que la simple détention d’un nombre limité de cartes bancaires professionnelles classiques. Détaillons ce que vous devez rechercher lorsque vous analysez les différentes options qui s’offrent à vous.

Responsabilisation des collaborateurs en matière de frais professionnels

Vous recherchez une solution pour la gestion des paiements qui participe à la culture de responsabilisation dans l’entreprise ? Analysez alors si les fonctionnalités du portail en ligne envisagé y contribuent :

• la plateforme permet-elle aux utilisateurs de disposer d’une carte de paiement unique et d’un reporting individuel de leurs frais ?
• De quel accès et de quelle information les managers bénéficient-ils concernant les dépenses de leurs collaborateurs ?
• Quelles approbations sont nécessaires pour finaliser un cycle de notes de frais ? 

Intégration budgétaire dans l’application de gestion des paiements

N’oubliez pas que la transparence est une voie à double sens. Vous souhaitez évidemment comprendre le comportement de vos collaborateurs en matière de dépenses voire obtenir des détails sur les transactions. Ces utilisateurs d’une carte bancaire professionnelle méritent eux aussi de recevoir la même information.

Certaines plateformes de gestion des paiements offrent des fonctions d’intégration budgétaire qui permettent aux individus et aux équipes d’avoir une visibilité sur l’utilisation du budget et le solde disponible en temps réel. Avec des données budgétaires transparentes à portée de main, ils peuvent prendre des décisions plus éclairées et gérer les problèmes de manière proactive.

Convivialité des outils de paiement pour dépenses professionnelles

C’est essentiel pour la santé de votre entreprise de contrôler étroitement la gestion des dépenses. Nous recommandons toutefois de s’intéresser aussi à la manière dont le système influe sur l’expérience quotidienne des employés. 

Par exemple, des cartes de paiement pour salariés paramétrées de façon trop rigide deviennent difficiles à utiliser. Elles rendent alors le travail plus complexe. Cela crée des frictions, en particulier parmi vos collaborateurs les plus fidèles. Consultez les avis des administrateurs et des titulaires de cartes bancaires professionnelles. Vous vous ferez ainsi une opinion sur la convivialité des plateformes qui gèrent les paiements. 

Des applications web et mobiles basées sur le Cloud

Que votre équipe soit dispersée, en télétravail ou sur le terrain, une solution de gestion des paiements hébergée sur le Cloud constitue la meilleure option. Elle doit offrir un accès web à la fois sur PC et sur smartphone. 

Préférez un fournisseur hébergé sur le Cloud qui propose les principales fonctionnalités suivantes :

• photographie automatisée des reçus via une application mobile ;
• émission de cartes bancaires professionnelles virtuelles et physiques ;
• solutions de crédit, de prépaiement et de débit, le cas échéant ;
• activation et désactivation faciles des cartes de dépenses individuelles ou d’équipe ;
• synchronisation en temps réel pour des informations à jour.

Carte bancaire professionnelle : les meilleurs fournisseurs

Les SaaS qui proposent des solutions modernes de cartes de paiement pour entreprises ne manquent pas. Les 5 fournisseurs suivants de cartes bancaires professionnelles sont classés 4,6/5 étoiles ou plus par les évaluateurs de G2 Crowd : 

• Airbase (4,8/5 étoiles) ;
• Pleo (4,8/5 étoiles) ;
• Spendesk (4,7/5 étoiles) ;
• Ramp (4,7/5 étoiles) ;
• Center (4,6/5 étoiles).

Consultez les derniers classements en matière de solutions de gestion des dépenses afin de trouver le meilleur partenaire pour votre entreprise.

Garder un œil sur l’horizon du business

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, analysez et décidez de la meilleure façon d’externaliser les tâches administratives clés. En fin de compte, pour que votre entreprise réussisse à long terme, vous devez adopter des systèmes de délégation. 

Avez-vous vraiment besoin de savoir chaque fois qu’un nouvel écran d’ordinateur doit être commandé ? Quel est l’intérêt de connaître l’endroit où votre équipe terrain a déjeuné la semaine dernière ?

Intégrer une solution de gestion des dépenses constitue une décision libératrice. Vous donnez plus de pouvoir à vos salariés tout en maintenant le degré de surveillance approprié pour garder les coûts sous contrôle. 

Votre système de carte bancaire professionnelle peut également aider vos collaborateurs à s’épanouir. Vous leur confiez les ressources financières dont ils ont besoin professionnellement. De telles décisions organisationnelles contribuent à une culture d’entreprise loyale et connectée.
Adoptez les bons outils. Vous autorisez ainsi vos équipes à réaliser des achats de manière sûre, efficace et conforme. Ces solutions de gestion des paiements vous aident aussi à vous concentrer sur l’essentiel. La croissance du business, la satisfaction des investisseurs et la création d’un lieu de travail pour retenir les meilleurs collaborateurs, voilà le cœur de vos préoccupations.