Remboursement des notes de frais : les modalités pratiques

En exerçant ses missions, un salarié peut être amené à effectuer des dépenses pour le compte de son entreprise. S’il les a payées avec ses fonds personnels, la note de frais lui permet d’en demander le remboursement. La loi encadre de façon précise les frais qui peuvent être réglés par l’employeur. Pour certains types de dépenses, elle propose même des barèmes et des plafonds de remboursement. Nous vous présentons ces différentes conditions, ainsi que les modalités de remboursement des notes de frais.

Quel est le rôle d’une note de frais ?

La note de frais est un document établi par un salarié, par lequel il sollicite le remboursement de frais professionnels, dont il a avancé le paiement avec ses fonds personnels. Elle récapitule l’ensemble de ces dépenses, pour une période donnée. Pour chacune d’entre elles, les justificatifs sont joints.

Quelles sont les conditions de remboursement d’une note de frais ?

Pour pouvoir faire l’objet d’une note de frais, une dépense doit remplir 3 conditions.

• Avoir un caractère professionnel : elle a été effectuée dans le cadre de la mission du salarié, pour le compte de la société.
• Être proportionnée : la dépense ne doit pas être excessive au regard de l’intérêt qu’elle a pour l’entreprise.
• Être justifiée : le salarié doit apporter la preuve de la dépense et de son montant. En pratique, il doit fournir une pièce justificative, telle qu’une facture ou un ticket de caisse.

Quels sont les différents types de frais remboursables ?

Les frais remboursables peuvent être de différentes natures.

Les frais de déplacement

Les frais engagés par le salarié pour réaliser des déplacements professionnels font partie des dépenses remboursables. Il peut s’agir de voyages en train, en avion, en transports en commun, en taxi, etc. Dans tous ces cas de figure, les remboursements sont effectués sur la base des frais réellement engagés.

Un salarié peut également solliciter le remboursement de ses frais de déplacement lorsqu’il utilise son véhicule personnel. Il existe alors deux méthodologies de remboursement :

• Selon les frais réels : il faut alors rassembler les justificatifs de l’ensemble des dépenses avancées (essence, péage, etc.) ;
• Au forfait : dans ce cas, il est possible de se servir du barème des indemnités kilométriques. Ce barème est actualisé régulièrement par l’administration fiscale. Il permet de prendre en compte l’ensemble des frais relatifs à l’usage d’un véhicule (essence, assurance, entretien, etc.). Si le salarié a engagé des frais de péage, il peut les déclarer par ailleurs, même s’il utilise le barème.

Les frais d’hébergement

Les frais d’hébergement peuvent également être inclus dans une note de frais. Il s’agit généralement des nuits d’hôtel payées par les salariés dans le cadre de leurs déplacements professionnels.

La loi précise les déplacements pour lesquels les frais d’hébergement peuvent être pris en charge par l’entreprise :

• Il faut une distance minimale de 50 kilomètres entre le domicile du salarié et le lieu de sa mission ;
• Ou ces deux lieux doivent être éloignés de plus d’1h30 en transport en commun.

Les frais de repas

L’entreprise peut prendre en charge les dépenses liées aux repas d’affaires. Il s’agit des déjeuners partagés avec des clients, par exemple.

Les frais de repas engagés par le salarié lors de ses déplacements professionnels peuvent également être remboursés si le salarié ne peut pas rentrer chez lui pour se restaurer. Cette obligation est applicable, même s’il bénéficie de tickets-restaurant. En revanche, il ne peut pas se servir de ces titres pour régler son repas.

Les frais de télétravail

Face à la généralisation de la pratique du télétravail ces dernières années, la loi s’est adaptée. Elle prévoit ainsi la possibilité de demander le remboursement en note de frais de certaines dépenses liées au travail à domicile.

Les dépenses concernées peuvent inclure les aménagements de l’espace de travail du salarié à domicile, mais aussi une partie des factures d’électricité et de connexion Internet, ou certaines fournitures (papier, cartouches d’encre, etc.).

Quelles sont les modalités de remboursement des frais ?

Les notes de frais peuvent faire l’objet d’un remboursement forfaitaire ou sur la base des frais réels.

Le remboursement forfaitaire

Vous pouvez décider de rembourser vos salariés sur une base forfaitaire. Dans ce cas, vous devez appliquer le barème publié par l’URSSAF. Au titre de 2024, il prévoit notamment les plafonds suivants :

Nature de la dépense	Plafond
Repas pris sur le lieu de travail	7,30 €
Repas pris en déplacement, hors restaurants	10,10 €
Repas pris au restaurant, dans le cadre d’un déplacement professionnel	20,70 €
Nuitée d’hôtel, petit déjeuner compris, à Paris ou dans sa petite couronne	74,30 €
Nuitée d’hôtel, petit déjeuner compris, dans les autres départements	55,10 €

Cette méthode permet à l’entreprise de maîtriser pleinement le montant des notes de frais de ses salariés. Les sommes à payer varient peu d’un mois sur l’autre et l’employeur se prémunit contre d’éventuelles dépenses démesurées.

Le remboursement des frais réels

Vous pouvez également opter pour le remboursement des frais réellement engagés par vos salariés. Vous devez alors restituer ces dépenses à l’euro près, dès lors qu’elles sont de nature professionnelle, justifiées et non excessives.

Dans ce cas de figure, il est possible d’imposer des plafonds de remboursement à votre personnel. Par exemple, vous pouvez exiger que les frais de repas n’excèdent pas 25 € par repas et par salarié. De cette manière, vous évitez des dépenses exubérantes et vous maîtrisez le budget alloué aux frais.

Quelle forme doit prendre une note de frais ?

La loi n’impose aucun formalisme obligatoire pour les notes de frais. Celles-ci peuvent donc être établies sur papier ou de manière dématérialisée. Il est d’usage que l’employeur fournisse un modèle à ses salariés, pour uniformiser les pratiques au sein de l’entreprise. Il est préférable d’y faire figurer certaines informations :

• La date de la dépense ;
• Sa nature ;
• Le motif pour lequel elle a été engagée ou le client concerné ;
• Le montant de la dépense hors taxes et le montant de la TVA.

L’ensemble de ces informations vous aideront grandement à vous justifier en cas de contrôle fiscal ou URSSAF, par exemple. Dans cette même optique, le salarié doit joindre les justificatifs de ses dépenses. Le plus souvent, ces derniers correspondent à une facture ou à un document équivalent (ticket de caisse, note de restaurant, etc.).

En ce qui concerne la note de frais kilométriques, les informations à mentionner sont les suivantes :

• Les lieux de départ et d’arrivée ;
• Le nombre de kilomètres parcourus ;
• Le motif du déplacement ;
• La puissance fiscale du véhicule.

Quelle procédure respecter pour une demande de remboursement de frais ?

En tant qu’employeur, vous avez intérêt à mettre en place une procédure interne pour les demandes de remboursement de notes de frais. Une fois qu’il a rempli le modèle fourni par l’entreprise, le salarié présente le récapitulatif de ses frais à son manager ou au dirigeant. Celui-ci peut ainsi valider l’ensemble des dépenses engagées. Ensuite, le salarié transmet sa note de frais au service comptable, qui s’occupe du paiement.

Les différentes étapes de cette procédure peuvent être prises en charge par un logiciel de gestion des notes de frais. Cet outil facilite la saisie des dépenses, ainsi que leur validation par les responsables.

La jurisprudence a établi que l’employeur est en droit d’imposer un délai à son personnel quant au dépôt de leur note de frais.

Quels sont les délais de remboursement d’une note de frais ?

Il n’existe pas de délai légal concernant le remboursement des frais. Celui-ci doit simplement intervenir dans « un délai raisonnable ». Dans la pratique, la plupart des entreprises réalisent le paiement des notes de frais dans un délai d’un mois.

Pour certains métiers, le montant des dépenses professionnelles peut rapidement être élevé. Pour que vos salariés n’aient pas à avancer des sommes trop importantes, il est alors possible de leur verser des avances de frais. Selon la récurrence des dépenses professionnelles à engager, ces versements peuvent être ponctuels ou permanents.

Quel est le traitement fiscal des notes de frais pour l’entreprise ?

Les remboursements de frais opérés par l’entreprise peuvent être déduits de son résultat fiscal. Pour cela, il faut cependant que les dépenses afférentes soient déductibles.

Les remboursements de frais sont normalement exonérés de cotisations sociales, que vous optiez pour le remboursement au réel ou forfaitaire. Dans ce second cas, vous devez tout de même respecter les seuils fixés par l’URSSAF. Si vous les dépassez, les frais sont considérés comme des avantages en nature et sont soumis aux cotisations sociales.

La gestion du remboursement des notes de frais peut être complexe pour l’entreprise. La carte bancaire professionnelle constitue alors une alternative intéressante. Les salariés qui en sont munis peuvent régler leurs dépenses professionnelles sans engager leurs fonds personnels. Ainsi, ils n’ont plus besoin d’établir de notes de frais ! Grâce à cette carte de paiement, vous pouvez également mieux contrôler les dépenses effectuées par votre personnel. En effet, elle permet de définir des règles précises en matière de dépenses autorisées.