Top 7 des logiciels pour gérer vos notes de frais en 2023

Les Fintechs redoublent d’imagination et d’innovation ces dernières années avec des solutions dématérialisées pour piloter les tâches administratives en entreprise. Le domaine des dépenses professionnelles n’est pas en reste. Vous êtes sur le point de choisir un outil de ce type ? 

Voici notre guide des meilleurs logiciels de note de frais 2023. Découvrez 7 applications en mode SaaS, généralement disponibles sur smartphone, avec dématérialisation, traitement par océrisation et interface comptable très souvent.

Jenji, un des meilleurs logiciels de notes de frais

Jenji est la solution développée par SILAE pour la note de frais. Ce logiciel sait collecter, soumettre, valider et rembourser les frais de déplacement des salariés. Cette application hébergée sur le Cloud est accessible sur mobile. Elle propose une intégration des données en comptabilité. Elle offre aussi divers reportings de suivi des dépenses. Outil d’analyse et de stockage, il fait gagner en efficacité tant les collaborateurs en déplacement que l’équipe administrative. Il contribue à réduire la fraude aux notes de frais grâce à Jenji Advisor.

Pour 2023, vous pouvez commencer avec le niveau gratuit afin de tester l’application. En intermédiaire, le coût s’élève à 5 euros HT par utilisateur et par mois. Enfin, si vous souhaitez obtenir un devis pour la version la plus complète appelée « enterprise », réalisez une demande en ligne. 

Spendesk, la solution pour piloter les notes de frais et toutes les dépenses professionnelles

Spendesk, licorne française depuis début 2022, a construit une plateforme en ligne à destination des PME. Cette application se consacre à la gestion dématérialisée des dépenses professionnelles des collaborateurs au sens large. 

Elle comprend ainsi 7 fonctionnalités : 

• factures fournisseurs jusqu’au paiement ; 
• notes de frais digitalisées jusqu’au remboursement des salariés ; 
• cartes bancaires physiques ou virtuelles ;
• module de gestion budgétaire ;
• approbation des dépenses ;
• traitement de pré-comptabilisation pour interface comptable ;
• reporting.

Les prix d’utilisation en mode SaaS varient en fonction du nombre d’utilisateurs et d’approbateurs des dépenses ainsi que du niveau de fonctionnalités retenu par l’entreprise. Toutefois, les tarifs en euros semblent indisponibles en clair sur le site de Spendesk.

Onexpense, l’appli mobile pour la gestion des notes de frais

Comme la plupart des logiciels en mode SaaS du marché, Onexpense permet de prendre la photo des tickets et factures avec son smartphone. Le traitement s’opère ensuite grâce à l’intelligence artificielle, jusqu’à sa pré-comptabilisation automatique. 

À côté des notes de frais avec justificatifs, le cœur du logiciel, l’outil traite aussi : 

• les notes de frais kilométriques ;
• l’export des données pour interface avec la comptabilité ;
• les workflows de validation pour chaque dépense ;
• l’archivage dématérialisé des pièces comptables.

L’outil s’adresse autant aux indépendants freelances qu’aux entreprises. 3 formules tarifaires existent. La première version coûte 2,90 euros HT par utilisateur et par mois. En ajoutant l’archivage à la valeur probante, le tarif grimpe à 4,40 euros HT. D’autres options comme la licence flottante permettent des économies. Vous y accédez en demandant un devis en ligne.

iZyFrais, une gestion de la note de frais dématérialisée

Comme l’indique son nom, cette application gère les frais professionnels. C’est IzySolutions, société informatique basée à Laval, qui l’a développée. L’outil se veut facile, rapide, sécurisé et accessible. 

Cette plateforme en ligne réalise le scan des notes de frais à partir d’un smartphone ou d’une tablette. 

Elle propose des fonctionnalités comme : 

• la validation et le contrôle des notes de frais ;
• l’export des données vers l’application comptable de l’entreprise ;
• l’archivage numérique voire papier des justificatifs et factures. 

La tarification prévoit une offre découverte gratuite pendant trois mois pour un seul utilisateur. La formule dite « intégrale » s’obtient pour 9 euros HT par mois avec un nombre illimité d’utilisateurs et de justificatifs.

N2F, un des meilleurs logiciels de notes de frais pour les déplacements internationaux

Plus de 10 000 clients et 250 000 utilisateurs dans le monde se servent du logiciel de gestion des notes de frais N2F. Développée par le groupe OKTEO, une ESN basée à Ceyzeriat dans l’Ain depuis plus de 50 ans, cette application s’adresse à tous types d’entreprises. Toutefois, cet outil convient particulièrement aux structures qui présentent des déplacements à l’international. 

Voici les fonctionnalités couvertes :

• scan et extraction des données avec la technique d’océrisation ;
• archivage à la valeur probante ;
• remboursement des notes de frais aux collaborateurs ;
• export et interface des données avec les logiciels comptables du marché ;
• connexion avec votre agence de voyages pour les factures fournisseurs ;
• liaison avec votre banque pour réaliser le rapprochement bancaire ;
• fonctionnalité de gestion (statistiques et reporting).

N2F propose un plan « business » à 3,60 euros HT par mois pour les freelances, professions libérales et artisans. Les PME accèdent à l’outil pour 5,10 euros HT par mois et par utilisateurs en facturation annuelle. Enfin, l’offre « advanced » comprend des fonctionnalités complémentaires. Pour connaître son prix, demandez un devis en ligne.

Concur, l’application SAP de gestion des déplacements pour ETI et grands groupes

Module spécialisé en gestion des notes de frais et des déplacements dans SAP, Concur convient notamment aux PME, ETI et grandes entreprises. L’application présente plus de 10 millions d’utilisateurs dans le monde. 

Elle comporte toutes les fonctionnalités nécessaires dans le domaine des dépenses professionnelles : 

• Concur Expense pour l’automatisation des notes de frais dématérialisées avec archivage à la valeur probante ;
• Concur Drive pour les notes de frais kilométriques ;
• Concur Travel & Expense qui prend en charge la gestion complète des déplacements des collaborateurs, dont la réservation.

Nous ne sommes pas en mesure de communiquer le prix d’utilisation de Concur, car les différentes offres « efficacité », « visibilité » et « contrôle » présentées en ligne ne mentionnent pas le tarif.

Expensya, le logiciel poids lourd de la note de frais dématérialisée 

Expensya, c’est une start-up française aux équipes franco-tunisiennes. Ce sont plus de 500 000 utilisateurs, des entreprises de toute taille, indépendants et freelances qui se servent de cette application totalement digitalisée. 

Ce logiciel de notes de frais propose un service complet autour de la dépense professionnelle : 

• gestion des ordres de mission, des dépenses sur le Web ou par cartes de paiement ;
• notes de frais avec justificatifs ou notes kilométriques ;
• traitement par océrisation en vue de l’interface comptable automatisé ;
• workflow pour la validation des dépenses des salariés.

Sur le plan des tarifs, vous avez le choix entre l’offre silver et l’offre gold. La première coûte 5 euros par mois et comprend seulement les fonctionnalités de base. Avec la seconde, pour 8 euros par mois, vous accédez à l’intégralité de l’application.
Avec ce panorama des meilleurs logiciels de notes de frais 2023, vous voilà armé pour effectuer des démonstrations en ligne ou des essais gratuits. La prise en main constitue une excellente manière de savoir si l’outil convient à vos besoins et à votre entreprise.