Rolling Forecast : Le pilotage budgétaire en temps réel

La qualité des prévisions budgétaires est vitale pour assurer la pérennité d’une entreprise. Le rolling forecast, aussi appelé “ prévisions glissantes” apporte une vision stratégique au budget.

Du budget prévisionnel au rolling forecast

Le budget prévisionnel, la méthode classique

La plupart des organisations ou entreprises établissent des budgets prévisionnels (forecasts), traditionnellement de façon annuelle, pour chaque composante de leur activité : un budget peut concerner les ventes, la production, la trésorerie, les approvisionnements, etc.

L’objectif principal de ces budgets est de mettre en équilibre les ressources nécessaires et les besoins prévisionnels, afin de piloter efficacement l’activité.

Cette démarche est primordiale dans le but de fixer des objectifs précis aux managers, et de leur octroyer les moyens de les atteindre, dans le respect de la stratégie définie par la direction.

L’analyse qui résulte de la comparaison entre le budget prévisionnel et les réalisations mesurées permet de vérifier les écarts éventuels, de les expliquer, et enfin de réajuster les décisions afin d’augmenter l’efficacité du processus concerné.

Malheureusement, les données analysées dans les budgets prévisionnels traditionnels sont souvent trop anciennes (année écoulée), ce qui engendre des interprétations et des actions correctives inefficaces, car trop éloignées de la réalité instantanée du marché.

Certains secteurs, à évolution très rapide et changeante, nécessitent beaucoup plus de réactivité dans les ajustements, pour l’entreprise qui souhaite rester compétitive.

En outre, la crise du Covid-19 nous a prouvé que notre environnement était instable et imprévisible. En 2020 et 2021, la majorité des budgets prévisionnels classiques sont devenus obsolètes… 

Le rolling forecast, une évolution nécessaire

C’est pour toutes les raisons précédemment citées que les outils de rolling forecast ont été développés : il s’agit de déconnecter les budgets de l’exercice comptable, et de produire des prévisions lissées sur 12, 24, voire 36 mois glissants, à une fréquence mensuelle ou trimestrielle selon le besoin.

Apparu dans les années 90, le rolling forecast semble être l’outil le plus adapté à notre société en constante évolution, avec parfois des durées de vie de produits très courtes et des marchés inclus dans la mondialisation, eux-mêmes en mouvement constant.

La période choisie pour établir le rolling forecast dépend à la fois de facteurs externes liés au marché concerné, et de facteurs internes comme le cycle de vente propre à l’entreprise qui le réalise.

Plus le marché est changeant, plus les temps d’analyse et de mise à jour doivent être courts (12 mois et mise à jour mensuelle, par exemple), et si le cycle de vente est long avec un environnement plus stable, on se rapprochera de 24 à 36 mois de forecast, avec une mise à jour plutôt trimestrielle.

L’élaboration du rolling forecast

Le choix des indicateurs, pré-requis indispensable

La première nécessité pour créer un rolling forecast significatif et efficace est d’identifier les bons indicateurs pour un pilotage performant, exactement comme pour un tableau de bord.

Ce sont ces indicateurs de performances qui vont donner la tendance sur la longueur définie du Rolling Forecast, et ainsi permettre de “naviguer” en tenant compte du bon cap, et de la latence induite par les décisions correctives décidées et appliquées.

Par exemple, les indicateurs de performance choisis peuvent concerner :

• Les services ou les produits commercialisés (en quantité et en prix).
• Les coûts associés à ces produits et/ou services.
• Les tarifs d’approvisionnement et d’achat.
• Les temps de fabrication, de préparation, de livraison.
• Les données liées aux Hommes (temps de travail, bien être, salaires, etc..).

Ces indicateurs de performance ont principalement pour objectif : 

• De piloter efficacement l’entreprise, en permettant une prise de décision factuelle et multifactorielle, grâce à des reportings réguliers, fiables et surtout au plus proche de la réalité immédiate du marché. Les décisions sont plus rationnelles dans le cadre d’un rolling Forecast.
• D’informer les investisseurs et actionnaires de l’état de santé de l’organisation, et des mesures mises en place, et donc de leur rémunération à venir.

Construction et objectifs de ces prévisions glissantes

Une fois les indicateurs pertinents déterminés, il convient de fixer les objectifs cibles pour chaque indicateur de performance Cette démarche permettra de mettre en évidence rapidement les éventuels écarts prévisionnels, et de mettre en place des actions correctives.

Le format idéal est un tableau de reporting financier, regroupant les principaux voyants d’alerte, qui doivent être et demeurer les fils conducteurs du pilotage budgétaire de l’entreprise.

En ayant une prévision actualisée tous les mois ou trimestres, le dirigeant pourrait être tenté de réévaluer ses objectifs à la même fréquence : ce serait une erreur, l’objectif est de garder un cap et de tout faire pour rectifier la trajectoire dans le cas ou les performances de l’entreprise ne respectent pas ces prévisions financières.

Il s’agit de piloter en temps réel, tout en gardant un objectif stratégique à long terme.

Les limites du rolling forecast

Bien que très proche de la réalité du terrain et fiable, s’il s’appuie sur les bonnes données, le Rolling Forecast présente malgré tout quelques faiblesses, liées justement à sa nature évolutive et immédiate.

Dans la réalité, les entreprises sont quand même contraintes de se focaliser sur les données comptables et donc liées à un exercice comptable défini dans le temps. Dans ces conditions, la préparation des forecasts vient s’ajouter à un travail déjà chronophage lié aux activités comptables, et peut poser un souci de productivité immédiate.

Ce sont justement ces points de discussion qui font hésiter beaucoup de dirigeants à dédier du temps de travail à cette activité “non-productive”.

Malgré les avantages des prévisions glissantes, il reste donc des points d’hésitation, qui font que certaines entreprises n’utilisent pas encore le Rolling Forecast en restant sur la vision traditionnelle du budget annuel.

Les dirigeants et les managers, à tous les niveaux de l’organisation, doivent être convaincus de l’utilité et du gain immédiat engendré par le Rolling Forecast.

Les experts en contrôle de gestion sont les mieux placés pour accompagner les dirigeants dans leur recherche de performance financière, et ainsi mettre en place le processus budgétaire le plus adapté à l’entreprise.