Top 5 du meilleur coffre-fort numérique (comparatif 2023)

À l’heure où la gestion administrative se dématérialise dans les entreprises, choisir un archivage électronique n’est plus une option. Toutefois, avant de réaliser un achat ou de souscrire un abonnement SaaS, assurez-vous que le modèle envisagé apporte le bon niveau de sécurité et respecte les normes en vigueur. 

Si vous vous apprêtez à franchir le pas, voici un guide du meilleur coffre-fort numérique. Vous y découvrirez les avantages d’un tel archivage dématérialisé, les critères à examiner ainsi qu’un descriptif du Top 5 des coffres-forts pour les entreprises en 2023.

Meilleur coffre-fort numérique : l’essentiel à connaître pour bien choisir

Comment choisir parmi les différentes solutions de gestion électronique du marché pour stocker vos données de façon sécurisée ? Faisons le point sur les caractéristiques et fonctionnalités des coffres-forts numériques.

Définition d’un coffre-fort numérique

Par opposition au coffre-fort en acier qui fonctionne avec une clé et une serrure voire un code de verrouillage pour les modèles électroniques, le coffre-fort numérique est, lui, virtuel. Système hébergé sur le Cloud, il permet de sauvegarder, de conserver et de consulter toute la documentation d’entreprise à distance et de n’importe où. Processus hautement sécurisé, il exige le respect de la réglementation en matière de valeur probante ainsi qu’une gestion rigoureuse des accès et de la confidentialité.

Fonctionnalités et avantages des coffres-forts numériques

Un coffre-fort numérique présente de multiples atouts :

• La dématérialisation apporte de la sécurité et de la fluidité aux processus administratifs dans les entreprises.
• Avec un archivage électronique des données obligatoires ou sensibles, vous limitez les risques comme la perte de documents liée au vol ou à un sinistre.
• Vous favorisez aussi la collaboration des équipes. Tout le monde accède en quelques clics selon ses droits à la même information stockée à un seul endroit. 
• Vous gagnez de l’argent sur le plan administratif avec la suppression du papier.
• Vous facilitez la vie des salariés pour la consultation et l’archivage légal de leurs bulletins de paie, un motif fréquent d’utilisation d’un coffre-fort numérique en entreprise.

Critères de choix d’un coffre-fort dématérialisé

Vous cherchez à déterminer quel est le meilleur coffre-fort numérique par rapport aux besoins de votre entreprise ? Voici les éléments à examiner pour un tel achat : 

• aptitude du logiciel à respecter la loi, les exigences de la CNIL et les normes AFNOR (archivage, conservation et intégrité des données, valeur probante, gestion de la confidentialité, etc.) ;
• capacité de stockage dans un espace suffisamment dimensionné, voire illimité, avec des critères d’indexation de qualité afin de retrouver aisément les documents dans cette armoire virtuelle ;
• fiabilité du prestataire, de la solution d’hébergement de ses serveurs, de la réversibilité de l’information, etc. ; 
• prix de la prestation généralement proposée en mode SaaS au regard des fonctionnalités offertes par le coffre-fort numérique.

Top 5 des meilleurs coffres-forts virtuels

Digiposte, la solution de dématérialisation pour tous, entreprises et particuliers

Ce coffre-fort numérique du groupe La Poste convient à tous, professionnels en entreprise comme particuliers à la maison. Ce produit peut même se connecter à des services publics, d’énergie ou de téléphonie afin d’extraire les factures et fichiers en vue de leur sauvegarde. Le stockage s’effectue en France, un plus pour la sécurité.

Cette solution de conservation de vos documents dématérialisés présente une version gratuite appelée Basic, qui convient bien aux étudiants. Avec l’offre Pro, vous disposez pour 9,99 euros par mois d’un coffre-fort numérique qui affiche une capacité de stockage de 1 To.

E-coffre-fort.fr, une société agréée tiers de confiance

E-Coffre-fort.fr est la marque de coffre-fort numérique de la société OFSAD basée à Montpellier et agréée Tiers de Confiance depuis 2003 par la FNTC. Cette entreprise spécialisée en solutions d’archivage dématérialisées à valeur probatoire propose des coffres-forts virtuels, en mode SaaS ou licence.

L’avantage de cette société est d’offrir un processus complet pour la sécurité des documents, avec GED et archivage à valeur probante. En outre, la solution se connecte aux applications des entreprises clientes par API.

Vous pouvez télécharger sur le site web la brochure tarifaire de ce coffre-fort numérique. Elle détaille les différents packs, de l’usage personnel « essentiel » gratuit à destination du particulier jusqu’à la formule « dataroom » à 48 euros HT par mois. 

Coffreo, un archivage numérique pour la gestion du personnel en toute sécurité

Entreprise française créée en 2007, Coffreo est spécialisée dans la gestion du personnel temporaire. Cette plateforme permet de dématérialiser l’ensemble de la documentation liée au processus RH. Recrutements, gestion et signature électronique des contrats, collecte des heures travaillées, suivi des missions, archivage des bulletins de paie, voilà les tâches réalisables avec ce coffre-fort numérique. 

Conforme à la réglementation, ce coffre-fort virtuel garantit la sécurité de vos documents. Il respecte la norme NF Z42-020 ainsi que le RGPD. Le site web de Coffreo ne semble pas présenter les tarifs de la solution. 

Pagga Bulletin de paie, le coffre-fort numérique spécialisé de Lucca

Lucca, éditeur de logiciel RH et administratif en mode SaaS est une société parisienne qui regroupe près de 400 collaborateurs pour plus d’un million d’utilisateurs. Elle commercialise notamment un coffre-fort numérique appelé Pagga Bulletin de paie. Cette solution permet la distribution des fiches de salaire au format électronique et en toute sécurité. Elle propose l’importation directe des documents en provenance du logiciel de paie.  

L’ensemble des tarifs est disponible sur le site internet pour le coffre-fort numérique ainsi que pour les autres modules RH proposés. Pour une offre qui se limite à Pagga Bulletin de paie, comptez 65 centimes d’euros HT par document distribué en ligne. 

Cegid Box, le coffre-fort pour la gestion électronique des documents professionnels

Ce coffre-fort numérique est la solution proposée par l’éditeur de logiciels Cegid afin de digitaliser et archiver les factures comme tous les autres documents de l’entreprise. Il réalise l’ensemble des opérations de dématérialisation, avec l’acquisition d’informations par téléchargement ou par scan. Il effectue le traitement des données par océrisation.

Le coffre-fort numérique BOX existe pour chaque logiciel commercialisé, soit Cegid Expert Box pour les experts-comptables et Cegid Quadra Box pour les entreprises. Pour connaître les tarifs, c’est sur demande.
Pour identifier le meilleur coffre-fort numérique pour vous, définissez bien vos besoins, le nombre d’utilisateurs et la taille de l’espace de stockage nécessaire. Vérifiez les capacités des produits à se connecter à vos propres applications par API. Assurez-vous surtout que l’éditeur du système dispose des certifications et avant tout, de la norme AFNOR NF Z42-020. C’est indispensable à une bonne mise en sécurité de vos documents.